En estos tiempos de crisis donde toda medida de ajuste es posible me encontré con un articulo de EL PAÍS que incursiona en la temática de las reuniones de trabajo en las empresas. En ese estado de cosas hice memoria, la poca que me queda, de las distintas empresas en las que supe trabajar y de algunas en España que conozco. La primera constatación, aunque no me sorprendió, es la veracidad sobre lo poco exitosas por sus resultados que resultan estas “reuniones de trabajo”, la unanimidad de los comentarios negativos de los lectores y que el tema incluye tanto a la actividad pública como la privada.
Para entrar en tema en una de esas experiencias laborales que he tenido al contrario de la clásica división entre White y Black collars, la división establecida por el personal en los corrillos era: los que se reunían y los que trabajaban. Más allá de lo gracioso y demostrativo del sentimiento hacia las reuniones la realidad es que sin un proceso claro en su organización resultan ineficaces y hasta nocivas.
Cuántas veces hemos dicho o escuchado «estoy tapadísimo de trabajo preparando… La reunión». La pregunta que habría que hacerse es si era necesaria esa preparación si la reunión no existiera. Los americanos, muy amigos de las reuniones, han elaborado un protocolo para las mismas que se debe cumplir a rajatabla y en donde se establecen temas tales como: duración máxima 90 minutos con un corte de 5 minutos fisiológico (con horario de comienzo y finalización), quien llega tarde no ingresa, lo mismo si se retira, temario previo conocido por los participantes y si hay necesidad de información previa debe ser conocida por todos; no se pueden tratar temas fuera de agenda, minuta de la misma con los aspectos resolutivos, acciones, responsables y cuadro de comando de seguimiento, teléfonos desconectados. Quizás lo más importante puede ser que quien convoca debe justificar que es el medio mas adecuado para los temas a tratar.
Estudios serios concluyen que los niveles medios y altos de las organizaciones destinan más del 30% de su tiempo de trabajo en participar en este tipo de reuniones, que si se suma al tiempo de desplazamiento cuando se realizan fuera de su centro laboral habitual puede llegar al 45% (sin considerar el tiempo de viaje que se roba al ámbito personal). A poco que se hiciera un cálculo de sus costes (organización, tiempo, nóminas, desplazamientos, alojamientos y dietas -si las hubiera) y se los comparara con su resultado (coste/beneficio), más de un director de empresa se las cuestionaría seriamente, pero claro son pocos los amigos de mensurar esta variable pues pondría en evidencia su inoperancia o su supervivencia organizativa .
El tema no es baladí pues todos sabemos lo que cuesta interrumpir tareas y reanudarlas con su impacto en la productividad individual, sobretodo cuando existen hoy distintas soluciones tecnológicas para evitar las reuniones con presencia física innecesaria y que no distraen tanto del quehacer diario. En el mismo sentido y especialmente en España una forma de mejorar la productividad individual (y como consecuencia el rendimiento colectivo) también pasaría por revisar algunos de estos conceptos :
Jornada partida: las pausas de mitad de jornada son contraproducentes en la curva de rendimiento, poco útiles para el empleado (salvo comer, el restante tiempo es muerto)
Medición de performance: evaluar resultados, cumplimiento de objetivos y no presencia. Donde sea factible potenciar el trabajo a distancia con presencia mínima (además implica ahorro en oficinas, mobiliario, etc)
Uso de tecnologías: ¿por qué el teléfono de la persona con la que quiero hablar siempre comunica ?
Horarios: existe una jornada flexible no establecida por las empresas resultado de las necesidades de los empleados de atender asuntos propios (llevar niños al colegio, trámites, médico,etc) Dado que los horarios de los entes públicos pareciera que son inamovibles, podrían adecuarse los de las empresas . Por otro lado son pocos quienes no se desplazan en hora punta
Delegación: practicar delegación efectiva. El mejor jefe es aquel donde su grupo de trabajo funciona de la misma manera independientemente de su presencia física.
Informes: minimizar los informes de rutina y potenciar los ad-hoc. Prueben no enviar una semana un reporte rutinario y evalúen cuantos destinatarios notan el olvido.
Refrigerios: bajo a tomar un café, les suena, o un pincho. Las empresas eficientes facilitan el servicio en el ámbito de trabajo, ¿son tontos? es una cuestión de costes (además el personal lo agradece) .
Sólo son algunos temas donde la empresa puede trabajar generando ahorros e incrementando su eficiencia y que están al alcance de cualquier directivo que se lo proponga. Por supuesto hay otros muchos más específicos pero para empezar es bastante.
Para finalizar les dejo con una conocida frase de Peter: La posición del individuo en la pirámide organizacional refleja su grado de ineficiencia
Buen fin de semana
THENIGER
